档案鉴定工作的标准

档案鉴定工作的标准

档案鉴定工作是人们对档案价值的认识和评价，带有很强的主观性。

为确保鉴定工作质量，必须在遵循鉴定原则的基础上明确档案价值鉴定的具体标准，以提高档案鉴定结论的客现性、可能性和准确性，档案价值鉴定标准包括档案属性标准、社会需求标准和相对价值标准。

1.档案属性标准

档案属性标准包括档案的来源标准、内容标准、文件形成时间与时效标准、形式特征标准。

(1)来源标准

档案来源是指档案形成者，即文件的责任者和立档单位。

尊重来源标准要求贯彻两项要求：

 一是要站在本单位的角度分析文件价值。对一个立档单位而言，其履行职能所产生的归档文件具有独特的社会价值，这一价值是其他单位难以替代的。

因此，在判定归档文件价值时应当突出“以我为主”，将本机关及本系统形成的重要文件材料作为保存的重点。

在鉴定其他单位文件的价值时，也应充分考虑其与本单位的工作关系，将具有重要关系和直接联系的文件，列入归档范围并确定相应的保管期限。

二是要从立档单位在社会上的地位和作用分析文件的价值。

级别较高的机关与一般机关，核心部门与其他部门形成的文件，其价值应有所不同。

一般情况下，级别越高，其形成的档案越重要：部门越核心，其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时，对于不同级别的机关，不同重要程度的部门，永久档案所占比例应有所不同。

(2)内容标准

内容标准是判定文件价值的核心要素。通过分析文件内容的重要程度、社会作用和适用范围，就可以对文件的价值作出基本的判断。

分析文件内容，要看它的重要程度如何，是方针政策性的，还是贯彻实施性的；是重大问题的，还是一般行政事务的；是主要职能的，还是非主要职能的；是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的；是有针对性的，还是普发性的；是有效时间内的，还是失去时效的；是典型的，还是一般的。

同时还应重视本单位基础数据、调查资料、专题材料的价值、对记录各方合法权益的文件材料应从维护权益的角度考虑其保管期限。

(3)文件形成时间与时效标准

文件形成时间对档案价值的影响，具体表现在文件形成时间的远近以及文件形成于特别时期还是一般时期。

一般来说， 文件产生的时间越早，保存下来的就越少，就越珍贵。

形成于特殊时期或重要历史时期的档案，应当适当多保存一些，为历史和社会发展研究留存翔实的参考资料。

档案价值的时效性表现为档案可以在不同时期满足人们不同阶段的需要，即现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。

当其时效性丧失后，会降低或失去原有的价值。

因此，鉴定时要具体分析每份文件的时效性对其价值的影响，综合判断档案的价值。

(4)形式特征标准

形式特征是指文件的名称、文本、外形特征等。文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。

一般来说， “法”“命令”“决定”因其特定的作用就决定它的价值高于“规定”“批复”和“函”。文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存价值也就不同。

一般来说，具备正式文件特征的文件要比非正式文件价值要高。草稿、修改稿是未定稿，只在个别情况下列入归档范围，比如有重要领导人直接修改和批示，或者是重要文件的修改稿等。

不过，对于工作活动中产生的、反映机关主要职能活动和基本历史面貌的非正式文件，以及一些重要的照片 ，音像材料、领导人题词以及奖旗、证书实物等，也应充分肯定其归档价值。

另外，外形特征不同，价值也可能不同。如档案的载体材料、记录方式以及档案上的字体、笔迹和图案等标记和印记等，如果具有历史研究、科学考察、美学等方面的意义，也可以提高档案的价值。

2.社会需求标准

从社会的利用需求和利益去评价档案价值，是鉴定工作的核心。社会需求对档案的价值有影响、调节作用。

社会需求标准一般包括以下几方面：

(1)社会需求方向

社会需求方向是指广大利用者利用档案内容和类型上的发展方向和趋向。档案工作人员要站在社会需求的高度，把握个人、机关以及社会各方面利用档案信息的需要。

从总的方面看，留存档案应全面地满足为政治、经济、军事、科学、文化以及党和国家各项事业发展服务的需要，满足各研究领域对历史研究的需要，满足个人维护权益、丰富知识和业余生活的需要等。

(2)社会需求面

社会对档案的需求是多方面和多层次的。在鉴定工作中决定档案的留存和确定保管期限时，应以一定的社会需求面(即广泛性)为前提，要避免片面地以个别需求为鉴定标准来考察每份文件的社会意义。

(3)社会需求时间

社会对档案的需求从时间上可分为近期利用需求和长远利用需求。

近期利用需求是指档案形成机关在一定时期内在考查利用档案需要，以及档案进馆初期各方面对档案的利用需求。长远利用需求是指未来的、潜在的利用需求。

签定档案价值时， 既要充分考虑形成机关的利用需求，又要兼顾社会各方面长远的、潜在的利用需求。

3.相对价值标准

相对价值标准是通过相互比较来衡量档案保存价值的一种标准。

相对价值标准要求根据档案价值相对性的特点，通过考察相关档案的保存状况、保管条件和费用情况确定档案价值。

(1)相关档案的保存状况

分析档案的价值，不能孤立地从单份文件或单个案卷出发，应从全宗文件之间的关系，从同时期、同类型全宗的档案数量、结构、完整程度、可靠程度出发，全面考察文件的价值。

比如，一个全宗或同类单位的档案数量大、保存比较完整，则档案个体的价值相对较低，确定档案价值时应严格一些， 反之就应当宽松一些；在稿本方面，正本的行政价值最大，而定稿的凭证作用最强，相对其他稿本的可靠性高一些， 价值就大一些，草稿、草案、副本可靠性差一些， 价值就小一些；文件内容已经被其他重要文件包含，则这份文件的价值应当从严判定，如果一个文件独立反映一个方面的问题，别无其他材料，那么这份文件的价值就会提高。

例如，本机关的年度总结一般定为永久、季度总结定期保存，但如果没有年度总结，则季度总结的重要性就会提高。

(2)保管条件和费用

随着档案数量的急剧增长，档案库房建设和设备配备与档案数量之间的矛盾日益突出。

在确定应保存的档案数量和保管期限时，要适当考虑现有保管条件和设备的承受能力。

另外在鉴定工作中要贯彻效益观念，全面分析档案的整体效益和局部效益、当前效益和长远效益，对其价值作出准确、与实际相符的评价，保证档案发挥作用所带来的利益超过保存档案所付出的代价。

文章来源：国家档案局档案馆