档案工作规范解释

项目电子文件

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、记录和反映项目建设和管理各项活动的文件，包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。

（《建设项目档案管理规范DA/T 28-2018》）

项目文件的收集

项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全；建设单位应根据建设项目文件归档范围和保管期限表，结合项目建设内容、行业特点、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表；项目文件在办理完毕后应及时收集，并试行预立卷制度。

（《建设项目档案管理规范DA/T 28-2018》）

档号编制原则

（1）唯一性原则：档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

（2）合理性原则：档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

（3）稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。

（4）扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

（5）简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。（《档号编制规则 DA/T 13-94》）

归档文件的整理

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

（《归档文件整理规则DA/T 22-2015》）

归档文件整理原则

（1）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

（2）归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

（3）归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

（4）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

（《归档文件整理规则DA/T 22-2015》）

纸质归档文件的修整

（1）归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

（2）归档文件已破损的，应按照《档案修裱技术规范DA/T25-2000》予以修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制。

（3）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（4）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

（《归档文件整理规则DA/T 22-2015》）

档案修补技术

档案修补技术是对残破档案进行局部修整的技术方法。一般适用于载体整体强度尚可，但存在局部残缺、有孔洞或装订边狭窄的档案。在操作中，应根据档案原件的情况，采取补缺、接边、溜口、挖补等技术方法进行修补。

（《档案修裱技术规范DA/T25-2000》）

档案修裱前期准备

修裱前应检查待修裱档案破损、虫霉状况，确定破损等级和修裱技术处理方法。档案破损等级根据其破损程度分为三类：其一是严重破损的档案，特征为档案纸张整体强度差，霉烂、脆化、粘连严重，应采取修补、托裱技术进行加固修复；其二是一般破损的档案，特征为档案纸张整理强度尚可，但存在多处虫蛀、粘连、破损现象，应视其具体情况采取托裱或修补技术进行加固修复；其三是轻微破损的档案，特征为档案纸张整体强度较好，但局部有残缺、破损痕迹，应采用修补技术对档案进行修整。

（《档案修裱技术规范DA/T25-2000》）

纸质档案数字化

采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

（《纸质档案数字化规范 DA/T31-2017》）

数字化扫描设备

（1）扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

（2）超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

（3）对于极其珍贵且尺寸不规则的档案，为方便直观显示原件大小，可采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。

（4）应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

（《纸质档案数字化规范 DA/T31-2017》）

数字化图像质量检查

（1）数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时进行调整。

（3）数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（4）对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

（《纸质档案数字化规范 DA/T31-2017》）

数据挂接

（1）应借助相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

（2）逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。（《纸质档案数字化规范 DA/T31-2017》）